Da der Referent wg. Krankheit leider kurzfristig abgesagt hat, haben wir den Termin für das Thema „Methoden in der Krise? Quo vadis Kölner Kanban Community?“ genutzt.
Anhand einiger Leitfragen haben wir das Thema mit Euch besprochen und wichtige Einsichten gewonnen.
Mal sehen, welche der Erkenntisse des Abends wir in die Tat umsetzen.
Die Kanban-Methode erfreut sich nach wie vor großer Beliebtheit, wenn Unternehmen oder Teams sich verändern wollen. Eine Frage, die uns bei ihrem Einsatz immer wieder gestellt wird, ist „Wie fange ich denn eigentlich an, wenn ich die Kanban-Methode einsetzen möchte?”.
Eine gute Möglichkeit ist STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) zu nutzen.
In einem seiner Talks 2012 stellte David Anderson den Ansatz, die Kanban-Methode per STATIK einzuführen, erstmals einem breiten Publikum vor. STATIK ist laut David eine Möglichkeit dem Prinzip “Start with what you do now” zu folgen und wurde seitdem von der Community weiterentwickelt und mit konkreten Techniken angereichert.
Aber was heißt das eigentlich konkret, was muss ich tun, was versteckt sich dahinter, wen muss ich beteiligen?
Um die Möglichkeit zu geben, dieses Thema etwas genauer zu verstehen, veranstalteten wir am 8.3.2023 einen Workshop zum Thema “STATIK”.
Außerdem verprobten (und erlebten) wir, wie solch ein Konzept mittels der Methoden des „Trainings from the Back of the Room“ (TBR) aufbereitet werden kann.
Nach einer kurzen Übersicht, was STATIK grundsätzlich ist, wurden in 2 Teams die folgenden Fragen bearbeitet:
Es war ein sehr interessanter Abend mit guten Diskussionen und einigen neuen Erkenntnissen. Vielen Dank an alle Teilnehmenden.
Schwergewichtige agile Prozesse? Lasst sie uns schlanker (leaner) machen…
Als die agile Bewegung begann, stand am Anfang der Begriff „leichtgewichtige Prozesse“. Lean war mit einigen der Ansätze eng verwoben und wurde in der allgemeinen Diskussion sehr oft erwähnt.
Lange Zeit hörte man kaum noch etwas von Lean.
Um das zu ändern, machte Michael Mahlberg im Januar 2023 Lean zum Thema des Abends.
Wenn wir „agile“ Ansätze wirklich für mehr nutzen wollen, als nur Zettel über die Wand zu schieben oder Meetings als Zeremonien abzuhalten, ist ein Blick auf Lean nicht nur hilfreich, sondern eigentlich unumgänglich. Direkt aus „Lean“ stammen viele Ansätze, die im agilen Bereich hilfreich sind, wie z.B.:
und viele andere Ideen für Veränderung und Organisation, die in diesem Vortrag vorgestellt werden. Selbstverständlich werden wir das originäre Lean auch in den Kontext aktueller Ansätze stellen (wie die Kanban-Methode, Scrum, SAFe etc.) um es noch mehr Menschen zu ermöglichen, von „First Principles“ her zu agieren und der Methodenfalle zu entkommen.
Anders als bei den Youtube-Versionen dieses Vortrags nahmen wir uns deutlich mehr als 30 Minuten Zeit für das Thema und hatten dadurch auch viel mehr Gelegenheiten, die vorgestellten Ansätze zu hinterfragen und gemeinsam zu diskutieren.
Im Januar 2023 hat uns Felix Rink ein Thema mit Praxisbezug vorgestellt.
Beim Einsatz der Kanban-Methode geht es oft um die Erhöhung der Stabilität oder die Vorhersagbarkeit von Systemen. Und schneller soll’s häufig auch noch werden.
Aber wie entwickelt man ein solches System? Und welche Metrik(en) helfen dabei?
Wir haben an diesem Abend im „Zeitraffer“ ausprobiert, wie man mit nur einer Metrik verlässlichere und schnellere Systeme entwickeln kann. Bei der Metrik, die wir betrachteten, handelte es sich weder um die Lead Time Distribution noch um das Cumulative Flow Diagram, sondern um „Aging Work In Progress“ (WIP Age).
Die Teilnehmer spielten zwei Runden in einer Kanban-Simulation. In der ersten Runde wurden die Entscheidungen so getroffen, wie man sie häufig in der Praxis trifft: nach Arbeitsfortschritt, Wert oder anderen Kriterien. Außerdem wurden die WIP Limits in dieser Runde bewusst „großzügig“ eingestellt.
In Runde zwei wurde dann relativ strikt danach entschieden, welche Karte die älteste ist (d.h. nach dem WIP-Age) und alle weiteren Kriterien weitestgehend ignoriert.
Während der zweiten Runde haben die Teilnehmer ihre Entscheidungen nach dem „Aging Work In Progress Chart“ getroffen. Hier wird die begonnene Arbeit ähnlich wie auf einem „Cycle Time Scatterplot“ als Streudiagramm dargestellt, nur dass die Datenpunkte keine fertige Arbeit widerspiegeln sondern die begonnene, aber noch nicht abgeschlossene (WIP). Die Arbeiten werden außerdem auf die Phasen des Kanban System verteilt, in denen sie sich aktuell befinden.
Am Ende der zweiten Runde waren deutlich weniger Arbeiten noch „Work In Progress“. Außerdem hat unser System eine niedrigere Variabilität bei den Durchlaufzeiten der einzelnen Arbeiten produziert. Das System war im Ergebnis zuverlässiger und auch vorhersehbarer.
Unser Fazit:
Das WIP-Age, und das damit verbundene Diagramm, kann ein gutes Hilfsmittel sein, um mit den Kanban-System-Teilnehmern die Arbeit so zu koordinieren, dass weder unnötigen Liegezeiten noch hohe Variabilität entstehen. Außerdem verringern sich die Blockade-Zeiten im System. Die beste Möglichkeit Blockaden im System zu vermeiden ist entweder die Arbeit so zügig wie möglich abzuschließen oder nicht zu früh zu starten. Das „Aging Work In Progress“ kann zum Beispiel in Standup Meetings von Kanban Systemen genutzt werden, um u.a. die Praktik „Aktives Managen von Arbeiten“ zu unterstützen.
Wenn wir nur eine Metrik zu Wahl hätten, mit der wir unser Kanban System entwickeln könnten, wäre das WIP-Age eine gute Wahl. Wir gewinnen so den Effekt, dass wir Arbeiten nicht unnötig altern lassen, und im Wesentlichen Arbeiten nicht ins System nehmen, die wir garnicht beabsichtigen auch bald abzuschließen. All das sind Voraussetzungen für ein stabiles und verlässlicheres System.
Bei unserem letzten Treffen 2022 berichtete David Schmithüsen von einer Abteilung, die aus verschiedenen Impulsen einen Prozess zur gemeinschaftlichen, iterativen Organisationsentwicklung geformt hat. Etwa ein Dutzend Teams nutzen diesen Prozess, um ihre gemeinsamen Regeln und Visualisierungen regelmäßig zu verändern, anzupassen oder weiterzuentwickeln.
Das Vorgehen beinhaltet unter anderem:
• Jeder kann Verbesserungsideen einbringen
• Entscheidungsreife Ausarbeitung der Verbesserungsidee als Experiment
• Vergemeinschaftung und Einarbeitung von Einwänden
• Durchführung und Überwachung des Experiments
• Review und Abschluss des Experiments
Während des ganzen Prozesses:
• transparentes Erfassen aller Experimente
• Übersicht über den Status aller aktiven Experimente
• Begleitung durch Prozess- und Moderationsexperten
In der Abschließenden Diskussionsrunde entdeckten wir viele Aspekte von Kanban, so zum Beispiel „Encourage acts of Leadership on all Levels, dadurch, dass wirklich jede:r der/die möchte, Experimente vorschlagen kann und das Auflösen von Widerständen durch evolutionäre Veränderung.
Insgesamt ist dies ein sehr gutes Anwendungsbesipiel für den Deming Cycle (PDSA-Cycle).
Die Kanban-Methode lebt davon, dass sie sich weiter entwickelt, wenn es neue Erkenntnisse gibt. Durchaus passend für eine Methode, die evolutionären Wandel fördert. Selbst die sechs Praktiken und Prinzipien haben sich im Laufe der Zeit verändert.
Doch es gibt auch Veränderungen um die Kanban-Methode herum. Diese Veränderungen waren unser Thema im November 2022. An diesem Abend, den Felix Rink und Martin Luig vorbereitet und moderiert haben, sind wir den Fragen „Wo steht die Kanban-Methode“ und „Wohin geht die Reise“ nachgegangen.
Vergangenheit
Als Basis haben wir einen groben Zeitstrahl erstellt, der von den Wurzeln der Kanban-Methode bis in die Gegenwart reicht.
Gegenwart
Aus den Themen der Gegenwart haben die Teilnehmer:innen per Dot-Voting Flight Levels und das Kanban Maturity Model (KMM) ausgewählt.
Mit der Workshop-Methode Ritual Dissent des Cynefin-„Vaters“ D.J. Snowden wurden die beiden Themen bewusst kontrovers besprochen.
Vorstellung „Flight Levels“
Zukunft
Den Abschluss bildeten die Ideen der Teilnehmer:innen, wie Kanban sich weiterentwickeln sollte. Die Wünsche reichten von „Kanban sollte für die Anwender (wieder) simpler werden“, über „die verschiedenen Strömung sollten zusammenfinden“, bis „neue Case Studies über den Einsatz von Kanban sollten veröffentlicht werden“
Es waren offene und strukturierte Gesprächs- und Diskussionsrunden. Wir bedanken uns bei allen Teilnehmer:innen für die lebhaften und interessanten Diskussionen.
Im Oktober 2022 sammelten wir unter Leitung und Moderation von Michael Mahlberg eine Reihe von Methoden und Werkzeugen, mit denen man die wichtigsten Diagramme aus der Kanban-Welt selbst „stricken“ kann. Es wurden Lösungen für Miro, Conceptboard, Jira und alles was auf CSV-Daten basiert, vorgestellt.
Im ersten Teil stellte Markus Wissekal zugeschaltet von der Managed Agile in Berlin die Chrome-Erweiterung „Jira Flow Companion“ vor.
Jira Flow Companion ist ein Tool, mit dem man Analysen von Jira-Daten durchführen können. Das Tool wird vom Jira Kanban-Board ausgelöst. Es verwendet dieselben Daten, die zur Erstellung von Jira CFD verwendet werden, aber es visualisiert die Daten auf andere Art und Weise, die für die Interpretation des Flows nützlicher ist. Man benötigt dazu Markus´ VBA-Skript.
Hier ein Beispiel-Diagramm, das Markus vorgestellt hat:
Es stellt die Durchlaufzeiten von Features dar. Features die 0 Wochen gebraucht haben, sind auf das Tool (Jira) zurückzuführen, wo manche Teams Features (= Jira-Epics) als Swimlanes am Board haben und diese dann nicht mehr als Kärtchen verschiebbar sind. Die anderen Gruppen (und die orangefarbene Linie) zeigen aber recht nett, dass viele Features (80%) doch innerhalb von 10 Wochen fertig werden. Das gibt Verlässlichkeit.
Weitere Diagramme sind der „Backlog Growth“
und der Throughput von Features.
Nach Flow sieht dieses Diagramm nicht wirklich aus. Und Markus erzählte, dass er u.a. mit Hilfe dieses Diagramms zeigen konnte, dass die SAFe-Einführung bei diesem Kunden das Ziel „Verbesserung des Flows“ nicht erreicht hat.
Im zweiten Teil des Meetings stellte Holger Janßen-Kroll zwei von ihm entwickelte Tools vor:
Das erste Tool hilft, die Bewegungen von Tickets auf einem Conceptboard grafisch darzustellen. Ihr findet es hier.
Dieses Repository stellt ein einfaches Javascript-Snippet zur Verfügung, das z.B. über das tampermonkey Plugin für Google Chrome in conceptboard eingefügt werden kann. Das Tool stützt sich auf manuell erfasste Daten über Tickets. Das bedeutet, dass für jedes Ticket ein einfaches Textfeld gepflegt werden muss, das einem bestimmten Format entspricht.
Beispiel:
MetricsType: Realität
ausgewählt: 2021-04-26 13:30
Arbeit: 2021-04-26 15:30
Ende der Arbeit: 2021-04-26 15:40
erledigt: 2021-04-27 10:15
Das Ergebnis kann dann für Tickets im Conceptboard so aussehen:
Das zweite Tool entsprechend für Miro-Boards findet Ihr unter diesem Link.
Hier lassen sich CFDs und Lead Time Distributions erstellen:
Alles von Holger ist mit MIT Lizenz nutzbar. In den Repos ist auch jeweils eine genauere Beschreibung zu findem.
Den dritten Teil bestritt Martin Luig.
Er stellte Ergebnisse vor, die er mit Hilfe von Python in Jupyter Notebooks erstellt hat. Das Programm liest Daten im CSV-Format ein. Durch das Programm und dessen leichte Anpassbarkeit hat man die Kontrolle über die Auswertung. Es passiert nicht „irgendwas“, sondern man kann leicht nachvollziehbar programmieren. Das erlaubt ein Experimentieren mit den Daten. Hier drei Beispieldiagramme:
Im ersten Diagramm sieht man ganz „klassisch“ die Lead Time Distribution mit dem 80er und 90er Perzentil. In der Mitte sieht man den Einfluss des WIP auf die Leadtime. Die Propotionalität von WIP und Leadtime, die in Little´s Law beschrieben ist, ist deutlich sichtbar. Ganz rechts ist die Verteilung der Arten der Arbeit eines Teams dargestellt. Eine wichtige Information für ggf. notwenige Anpassung der Zuordnung von Kapazitäten zu Work Item Types.
Im vierten und letzten Teil hat Michael dann den Abend mit eigenen Inhalten abgerundet.
Hier findet Ihr im Ordner Notebooks zwei Beispiele, mit deren Hilfe Michael gezeigt hat, wie einfach (und elegant) sich Metriken mit Jupyter Notebooks erstellen lassen.
Das aufwändige Erfassen von Metriken für frei gezeichnete (Kanban, Scrum, Task) Boards in Miro fällt mit dem flowmetrics Plugin für miro leichter. Dieses Video gibt eine kurze Einführung in das flowmetrics Plugin für miro und liefert einen kurzen Überblick in die Anwendung. Neben diesem Video findet Ihr hier weitere Videos von Michael, die erklären wie man aus den mit dem flowmetrics Plugin für miro gewonnen Daten mithilfe von Google Sheets CFDs und Lead Time Distributions erstellt.
Es gab spannende Diskussionen, viele Learnings und Informationen und es was interessant zu sehen, welche Lösungen für die Erfassungung von Daten und Erstellung von Kanban-Metriken es in der Community gibt. Aber auch für Teilnehmer:innen mit kürzerer Kanban-Erfahrung war es nützlich. Zitat: „Ich habe viel gelernt über Metriken und deren Sinn in Kanban an sich.“
Vielen Dank an alle Teilnehmer:innen!
Im September 2022 hatten wir „Die größten Kanban-Missverständnisse“ zum Thema.
Im LeanCoffee-Format sprachen wir darüber, warum Kanban auch ohne feste Timeboxen (aka Sprints) funktioniert, warum Ideen der Kanban-Methode aus der Produktion bei Toyota kommen und man diese trotzdem für die Wissensarbeit nutzen kann. Weitere Themen waren, dass Teams manchmal nach kurzer Zeit, in der sie Scrum ausprobiert haben, auf Kanban wechslen wollen sowie „richtiges“ und „falsches“ Kanban.
Es war ein schöner Abend mit spannenden Diskussionen und netten, interessierten Menschen. Vielen Dank, an alle die dabei waren.
An diesem recht warmen Abend hat uns Mark Geschke eine Einführung in eine andere Art Kanban-Simulation gegeben. Die online Simulation stammt von dem Kanban Tool-Hersteller Kanbanize und wurde erst kürzlich auf deren Webseite frei zur Verfügung gestellt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Simulationen, bei denen mehrere Teilnehmer Kanban-Praktiken und -Prinzipien über eine meist längere Zeit erspielen, geht es hier um eine simulierte und weitgehend automatisierte Umgebung, in der man als Einzelperson die Systemregeln anpassen und anhand von Metriken die Auswirkungen der Änderungen unmittelbar beobachten kann.
Dies hat einige Vorteile, wie z.B.:
Das erste Ziel war, die Software and die allgemeinen Kanban Metriken besser zu verstehen. Dazu wählten wir einen einfachen, unlimitierten Service Workflow mit nur 3 Spalten (Design Doing, Design Done and Produce).
Das tolle an der Software ist, dass man viele Parameter der Simulation frei wählen kann und dann im Schnellverfahren einige Tage simuliert, um herauszufinden, wie sich die Metriken in Echtzeit verändern. Dieses konnte man auch gut mitverfolgen.
Wir haben einen Review-Zyklus von 20 Tagen eingeführt und konnten so viele „Was wäre wenn“-Fragen beantworten.
Am Schluss gab es noch 2 Fragen für alle Teilnehmer:
Auch interessant: Michael M. und Mathias T. haben mittels Zoom, 2 Webcams und geteiltem Bildschirm an unserem ersten, sehr informellen Experiment für einen mehr hybriden Ansatz teilgenommen … und es ging erstaunlich gut. Als wir uns anschließend für eine Plauderrunde im „Good Food“ trafen, war es dann leider auch wieder Schluss mit dem hybriden Ansatz. Wir sind mal gespannt welcher Startup eine gute Antwort für dieses Problem findet und zu einer Mega-Business ausbaut 🙂
Ein Gastbeitrag von Michael Mahlberg.
“Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es verstehen.” – Paraphrasiert nach Konfuzius
Dieses, Konfuzius zugeschriebene, Zitat passt sehr gut zu den Erkenntnissen moderner Lernforschung. Erst wenn wir Dinge selber tun, werden sie zu etwas, was wir wirklich verstanden haben und auf das wir in der Zukunft zurück greifen können um neue Probleme zu lösen.
Schon allein deshalb sind Simulationen eines der wichtigsten Mittel um Modelle wie Kanban, Lean, Scrum, XP und ähnliche zu vermitteln – unabhängig davon, ob man diese jetzt als Methode, Prozessframework, Herangehensweise oder Philosophie versteht.
Oft wird aber aus der Begeisterung während einer Simulation in der Praxis dann doch eher wenig, wenn es um die Umsetzung in die Praxis geht.
Ganz konkret war die Frage, die uns antrieb „Wie bekomme ich das, was ich in einer Simulation gelernt habe in meinem Team umgesetzt?“
Auf der 129. Limited WIP Society Cologne habe ich in der Session von Chris Rühl ein paar Gedanken dazu vorstellen dürfen, die wir dann im Diskurs noch vertiefen und erweitern konnten.
Wenn man die folgenden fünf Punkte berücksichtigt, ist man meiner Erfahrung nach schon sehr gut unterwegs, was die Nutzung von Simulationen anbelangt, aber ohne diese wird es oft schwierig:
Gucken wir uns das noch mal etwas genauer an:
Wenn wir den Spruch von Konfuzius und der Lernforschung glauben, bekommen wir das was wir in einer Simulation gelernt haben nur richtig transportiert, wenn die anderen Teammitglieder die vergleichbare Erfahrungen machen können. Es führt also fast kein Weg daran vorbei, den anderen Menschen im Team die gleichen Erfahrungen zu ermöglichen.
Das Wundervolle, aber gleichzeitig leider auch das Schwierige, an den meisten Simulationen ist, dass die wirklich sehr viele Lernmöglichkeiten enthalten.
Bringt man also eine Simulation mit in das Team, dann ist hilfreich sich selber darüber im klaren zu sein, ob man einfach nur ein allgemeines Lernen ermöglichen möchte, oder ob man bestimmte Lernziele vermitteln möchte. Wenn einem ein bestimmter Aspekt der Simulation besonders wichtig war, lohnt es sich, genau für diesen zu optimieren und sowohl die Debriefings als auch die Zeitverteilung in der Simulation mit entsprechenden Schwerpunkten zu gestalten.
Die Simulation nur durchzuführen kann ein Lernereignis bieten, muss es aber nicht. Um die Dinge, die gerade getan wurden mit der Theorie und der eigenen Situation zu verbinden ist eine Besprechung von Ausschnitten der Simulation –oft Debriefing genannt– hilfreich.
Bei Simulationen wie Featureban oder getKanban, die gerne mal mehrere Stunden dauern und pro Runde unterschiedliche Reifegrade simulieren, ist es oft hilfreich, die einzelnen Debriefings dicht an den Stellen zu machen, an denen die Lernereignisse stattfinden. Auf diese Art wird die Gefahr verringert, dass Lernen aus den späteren Phasen der Simulation das in den Anfangsphase erlebte „überschreibt.“
Die Werke zu „Training from the Back of the Room” von Sharon Bowman bieten eine hervorragende Aufbereitung dieses Themas. Auf der Website https://www.bowperson.com und in den Büchern findet man schon viel dazu, aber am besten lernt man es natürlich durch Simulationen und machen in einem entsprechenden Kurs. 🙂
Im weiteren Praxisverlauf ist es außerdem sehr hilfreich, wenn man Möglichkeiten findet, kleine Ausschnitte aus der Simulation noch mal durch Simulatiönchen zu beleuchten – auch wenn diese allein nicht das tiefe Lernen aus der Gesamtsimulation bringen, können sie einzelne Aspekte des Themas sehr gut vertiefen.
Im Falle von FeatureBan könnte man hier zum Beispiel das Coin Flip Game nehmen um über Flow zu sprechen oder Sandy Mamolies Multitasking Simulation zum Thema Taskwechsel.
Mit dem Erfahrbar machen der Lernziele schließt sich der Kreis wieder. Der Unterschied zum „machen lassen“ aus dem ersten Punkt liegt hier darin, dass wir uns noch mal auf die konkreten Lernziele beziehen und im Nachgang zur Simulation auf Gelegenheiten im Alltag hinweisen, die gelernten Dinge auch im Alltag zu erleben und damit die Verbindung zum Alltag wieder herstellen.
Aber mit der Gestaltung der Simulation und dem übertragen in den Alltag sind wir natürlich noch lange nicht am Ende und es gab einen spannenden Austausch in der Gruppe, was wir jetzt wirklich tun können um Simulation und simulationsbasiertes Lernen „auf die Straße“ zu bringen.
Besonders die Fragen „wie bekommen wir die Menschen in den Teams überhaupt dazu an einer Simulation teilzunehmen?“ und „Wie bekommen wir das mit dem Ausprobieren der Learnings am besten hin?“ wurden dabei heiß diskutiert.
Ein paar davon möchte ich noch gerne hervorheben:
Nutze die Menschen mit Begeisterung zur Verbreitung der Ideen. Gib Ihnen Gelegenheit Dinge auszuprobieren und unterstütze sie dabei.
Hilf den Menschen zu erkennen, welche persönlichen Vorteile sie haben können, wenn sie sich mit der Simulation und den Inhalten dahinter beschäftigen.
Um Menschen die Angst vor Veränderung zu nehmen und auch einfach um einen gesunden Wandel zu ermöglich, hilft oft das „Probehandeln“ – anstatt gleich alles zu verändern, einfach mal nur ein Experiment durchführen, eine Arbeitsweise für ein paar Wochen ändern und danach bewerten, wie man damit weiter machen will. (Also die derzeit sechste Kanban-Praktik tatsächlich konkret umzusetzen) Und sehr deutlich machen, dass eine der Möglichkeiten dabei natürlich auch ist, nach dem Experiment zur alten Arbeitsweise zurück zu kehren.
Natürlich kann dieser Blogbeitrag nur einen kleinen Teil all der Ideen, die ausgetauscht wurden wiedergeben – für das tiefere lernen empfehle ich allen interessierten einfach mal bei der Limited WIP Society Cologne vorbei zu schauen, wenn sie gerade an einem zweiten Mittwoch im Monat in der Nähe sind.
Vielen Dank für die Gelegenheit zu Austausch und die vielen hilfreichen Ideen zur Umsetzung!
Michael Mahlberg
Limited WIP Society Cologne 