Bei unserem Treffen am 12. Oktober 2016 durfte ich vor der Rekordkulisse von 20 Teilnehmern darstellen, wie wir Kanban im von mir gecoachtem Lean Software Services (LSS) Team bei der codecentric in Solingen eingeführt haben.
Das LSS Team entwickelt und betreut Individualsoftware für eine ganze Reihe von Kunden. Dabei kümmert sich das Team nach der initialen Erstellung der Applikationen auch um ihre Pflege und Weiterentwicklung.
Auslöser für die Überlegungen in Richtung Kanban waren einige Schwachstellen, die wir in einer der regelmäßig durchgeführten Team-Retrospektiven identifiziert hatten. Kanban erschien mir auf den ersten Blick als ein sehr passender Ansatz zur Verbesserung.
In der Folge habe ich eigene Erfahrungen, Anregungen aus Büchern und Artikeln als Basis genommen, um unterstützt durch Diskussionen mit Kollegen ein Vorgehen zur Einführung von Kanban im LSS Team zu entwickeln. Empfohlen seih hier insbesondere das sich intensiv mit Change Management Aspekten auseinandersetzende Buch „Kanban in der IT“ von Klaus Leopold und Siegfried Kaltenecker.
Um eine gemeinsame Basis für Diskussionen im Team zu schaffen, habe ich dem Team Kanban Grundlagen vermittelt. Die Kanban Simulation featureban von Mike Burrows,die wir auch bei der LWIPCGN schon gespielt hatten, bietet ein sehr geeignetes Mittel die Kanban Praktiken nicht nur theoretisch darzustellen sondern sie spielerisch zu erleben.
Darauf aufbauend konnten wir mit der Klärung unterschiedlicher grundlegender Punkte wie z. B. Ziele und Rahmenbedingungen im Team fortfahren.
Wir stellten uns die Frage „Wieso Kanban?“ und betrachteten in diesem Zusammenhang auch Risiken und mögliche Ängste der Teammitglieder. Am Ende dieses Workshops stand das gemeinsames Commitment des Teams: „Wir versuchen es mit Kanban!“.
Im Systemdesign Workshop haben wir uns zunächst auf ein paar grundlegende Prinzipien für das Systemdesign geeinigt.
Diese Prinzipien im Hinterkopf behaltend haben wir dann über einen mehrstufigen Prozess unser initiales Systemdesign erstellt.
Mit Hilfe der Ergebnisse des Systemdesignworkshops konnte ich im Anschluss daran die erste Version des Kanbanboards erstellen und wir konnten diese in Betrieb nehmen.
Fortlaufende Verbesserung und nach ungefähr zwei Monaten ein gezielter Workshop zur Verbesserung unseres Systems haben zu einem überarbeiteten Board geführt.
Ein Fazit
Kanban hilft dem Team und macht Spaß. Es gibt immer wieder Optimierungs- und Verbesserungsideen. Erfreulicherweise kommen diese in der Regel direkt aus dem Team. Bei den Messungen tun wir uns noch etwas schwer aber wir bleiben dran. Aktuell ist in Diskussion ein elektronisch Board ergänzend oder vielleicht sogar als Ersatz für das Whiteboard einzuführen.
Der Aufwand und die Dauer für die initiale Einführung des Kanbansystems hat sich im vorliegenden Fall in Grenzen gehalten. Die Vorbereitungsphase hat ca. 2 Wochen in Anspruch genommen. Danach haben wir dann im Rahmen von ungefähr zwei weiteren Wochen die Kanban Grundlagen, die organisatorische Klärung im Team und den Systemdesignworkshop durchgeführt. Für die Teammitglieder bedeutete dies jeweils ca. 8 Stunden Training, Workshop und Diskussionen. Mit den Ergebnissen konnte ich im Anschluss daran innerhalb von zwei Tagen das initiale Boarddesign erstellen und in der Folgewoche (also nach insgesamt fünf Wochen) konnten wir unser System in Betrieb nehmen.
Vielen Dank an alle Teilnehmer für die sehr interessanten Diskussionen während und nach meinem Vortrag. Das Thema Kanban Einführen scheint einen Nerv getroffen zu haben. Wir planen für eins unserer nächsten Treffen hierzu eine vertiefende Folgeveranstaltung.
Limited WIP Society Cologne 