Feedbackschleifen in Kanban – das 40. Treffen der Limited WIP Society Cologne

Beim 40. Treffen der Limited WIP Society Cologne haben wir uns diesmal der fünften Kanbanpraktik „Feedbackschleifen implementieren“ gewidmet. Sieben Teilnehmer mit unterschiedlichsten beruflichen Hintergründen und unterschiedlicher Erfahrung mit Kanban trafen sich zur Diskussion im Startplatz im Mediapark in Köln.

Cynefin

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde haben wir uns zunächst auf Anregung von Thomas Epping – er konnte leider selbst nicht teilnehmen – das Cynefin Framework von Dave Snowden angesehen.

Innerhalb des Cynefin Frameworks gibt es fünf verschiedene Domänen, für die unterschiedliche Entscheidungsmuster als Erfolgsversprechend angesehen werden.

Das Cynefin Framework

Christian Bär verdeutlichte uns anhand eines Beispiels vier der fünf Domänen:

Ein Autofahrer fährt auf eine Ampel zu

• Die Ampel funktioniert und zeigt z. B. rot: „Obvious“ -> Der Autofahrer kann nach bekannten und einfachen Regeln handeln
• Die Ampel fällt aus: „Complicated“ -> Es sind unterschiedliche Regeln zu beachten (wie z. B. Vorfahrts- und Zeichenregeln oder aber auch die Anweisungen eines Verkehrspolizisten)
• Es kommen weitere Eindrücke und ungeplante Ereignisse hinzu (wie z. B. ein kleines Kind auf einem Roller): „Complex“ -> Das Verhalten des Kindes kann nicht sicher vorhergesagt werden.
• Es gibt einen Unfall auf der Kreuzung: „Chaotic“ -> Der Autofahrer muss direkt reagieren.

Immer wenn wir uns unsicher sind, in welcher dieser vier Domänen wir uns befinden, kommt die fünfte Domäne „disorder“ zum Tragen. Dann ist das Ziel möglichst schnell Klarheit über die Situation zu erlangen und dadurch in eine der anderen Domänen mit ihren Entscheidungsmustern zu wechseln.

Nun stellten wir uns die Frage „Was hat Cynefin mit Kanban und dem Thema Feedbackschleifen zu tun?“. Gemeinsam haben wir sie folgender Maßen beantwortetet:

Prozesse in der Wissensarbeit sind fast immer in der komplexen Domäne anzusiedeln. In dieser Domäne gilt die Regel probe-sense-respond (sicheres Ausprobieren und Reaktionen aufgrund der Beobachtung während des sicheren Ausprobierens) als Erfolgsmuster. Verbesserungen und optimale Entscheidungen können nicht oder nur unzureichend durch Best Practice (vorgegebene Regeln) oder Good Practice (Expertenwissen) entstehen. Feedbackschleifen beziehen die Erfahrung sämtlicher Beteiligter in die Entscheidungsfindung und Optimierung des Prozesses ein. Zusätzlich können Feedbackschleifen auch dazu dienen einen eingespielten Prozess (Domäne obvious) kontinuierlich zu hinterfragen, um nicht in die Falle zu laufen, dass das Umfeld sich unbemerkt ändert.

Weitere interessante Informationen zu Cynefin sind unter anderem hier zu finden:

Introduction to the Cynefin framework durch Dave Snowden (Video): http://cognitive-edge.com/library/more/video/introduction-to-the-cynefin-framework/

Cynefin for Devs (Blog Post): http://lizkeogh.com/2012/03/11/cynefin-for-devs/

Als eine Alternativen zum Cynefin Framework wurde die in der Scrum-Welt häufig anzutreffende sogenannte Stacey Matrix zur Erörterung unterschiedlich komplexer Umgebungen genannt.

Feedbackschleifen in Kanban

Nach dieser Einleitung beschäftigten wir uns mit den Feedback-Schleifen in Kanban.

Unter dem Begriff Kanban kata (siehe auch https://hakanforss.wordpress.com/tag/kanban-kata/ oder http://de.slideshare.net/agilemanager/10-years-of-kanban-what-have-we-learned Slide 44) fasst die Kanban Community drei Regelmeetings zur Implementierung von Feedbackschleifen zusammen:

Im Standup Meeting wird in der Regel täglich vor dem Board ein Fokus auf den Fluss der Tickets über das Kanbanboard gelegt. Identifizierte Verbesserungsmöglichkeiten werden im Anschluss in kleineren Gruppen diskutiert und weiterverfolgt.

Das Service Delivery Review erfolgt in der Regel wöchentlich, in kleinerer Runde und oft auf Managementebene. Der Fokus liegt dabei auf Kennzahlen und auf dem Review von SLAs.

Zu guter Letzt wird im Operations Review ein Blick aufs Ganze geworfen. Hier kommen, wenn es denn mehrere Teams gibt, alle Kanbanteams eines Unternehmens in der Regel monatlich zusammen. Das Review erfolgt datengetrieben und Verbesserungsmöglichkeiten werden den Managern als weiterzuverfolgende Aufgaben mitgegeben.

In jüngster Zeit ist das Risk Review als Ergänzung vorgeschlagen worden. Weitere Infos hierzu findet man z. B. hier:

http://www.djaa.com/project-management-kanban-part-4-risk-review

http://www.klausleopold.com/2013/09/blocker-clusters-problems-are-not.html

Ergänzend zu diesen „Kanban Meetings“ erscheinen uns auch Team-Retrospektiven sinnvoll zu sein. Diese lassen sich ggf. auch in die oben stehenden Meetings integrieren. Retrospektiven können dazu dienen eine Verbesserungskultur zu etablieren und sie ermöglichen es einen Schritt zurück zu machen um auf das große Ganze zu schauen.

Abschluss

Im Rahmen der Diskussion kamen verschiedene Praxis-Fragen zu Kanban auf, die nicht mehr direkt mit unserem Einstiegsthema zu tun hatten. Nichts desto trotz lieferte auch die Diskussion über diese Fragen wieder spannende Erkenntnisse.

Fast schon wie erwartet reichte die Zeit dann nicht mehr für das eigentlich eingeplante Feedback zur Limited WIP Society Cologne im Allgemeinen sondern nur noch zu einer kurzen Feedbackrunde zum aktuellen Treffen. Im Januar geht es dann voraussichtlich mit der sechsten Kanbanpraktik „Improve Collaboratively“ weiter.

Von: Michael Mahlberg (@MMahlberg) und Harald Schlüter (@HaraldSchlueter)